Toronto, March 9 2020

Kiến thức về Quản trị dự án thì rất rộng lớn, trong phạm vi quản trị dự án nói chung và đặc biệt trong lĩnh vực phần mềm, thì có 6 yếu tố chính để quản trị dự án thành công.

·        Xem dự án như một hệ thống (System)

·        Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc dự án (Time)

·        Ngân sách phù hợp (Cost)

·        Phạm vi công việc (Scope)

·        Ba giai đoạn chính của dự án

·        Nhân tố quyết định thành công dự án

Xem dự án như một hệ thống – System

Dự án (Hệ thống) là tập hợp nhiều thành phần như: nguồn lực, tài chính, phần cứng, phần mềm, quy trình, quy tắc, mạng, dữ liệu,…Phối hợp với nhau để tạo ra một sản phẩm hay một việc cụ thể,…vv.

Trong phạm vi giới hạn của bài viết này, sẽ không phân tích sâu về bộ môn System Engineering (sẽ chia sẻ chi tiết ở kỳ tập san sau), mà sẽ lược ra những yếu tố chính để Quản trị viên dự án (PM) làm sao quản trị, điều phối một dự án (System) đạt hiệu quả cao nhất.

Quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và quản lý các công việc, và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đặt ra với nhiều ràng buộc về thời gian (Time), chi phí (COST) và phạm vi công việc (SCOPE).

Xác định mốc thời gian – Time

Tất cả dự án phải được xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của dự án. Một dự án luôn được chia thành những dự án nhỏ (module), để dễ dàng quản lý, lập lịch thực hiện, phân công cho các nhóm, và theo dõi các tiến trình thực hiện công việc.

Phạm vi công việc – Scope

Phạm vi công việc phải được xác định khi bắt đầu nhận dự án, phạm vi này các thành viên dự án và nhất là PM phải đọc, hiểu rõ, và chi tiết từng hạn mục trước khi khởi động dự án.

Ngân sách dự án – Cost

Tuỳ vào dự án lớn hay nhỏ mà ngân sách dự án sẽ bao gồm: chi phí cho tất cả hoạt động, nguồn lực tại chỗ, nguồn lực thuê ngoài,...vv.

Ba yếu tố trên luôn bổ trợ lẫn nhau để dự án thành công, mỗi một yếu tố đều có ảnh hưởng đến hai yếu tố còn lại. Ba yếu tố này là rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến dự án, mối quan hệ giữa ba yếu tố này là khác nhau đối với mỗi dự án và cách thức thực hiện dự án, ví dụ: cùng một dự án nhưng nhà cung cấp sẽ có các tiêu chí quản trị dự án khác với khách hàng của họ.

Ba giai đoạn chính của dự án

-         Lập kế hoạch dự án: người quản trị dự án phải lập kế hoạch chi tiết với ba yếu tố: Thời gian (Time), Phạm vi công việc (Scope), chi phí (Cost) - (TSC); ngoài ra đối với dự án lớn có quy mô phức tạp, chúng ta cần lập phương án Quản Lý Rủi Ro cho ba yếu tố TSC.

-         Quản lý sự thay đổi: hầu như trong quá trình thực hiện dự án đều có sự thay đổi, nhưng không nên vượt quá 15% TSC ban đầu, nếu dự án có sự thay đổi vượt quá 30% so với ban đầu thì được xem dự án đó không thành công. Khi có sự thay đổi thì PM phải họp nhóm dự án, sau khi được thống nhất thì PM phải thay đổi kế hoạch dự án, nếu sự thay đổi này vượt qua mức cam kết của TSC, thì người PM phải trao đổi với Project Director để có phương án thông báo cho khách hàng (nếu cần thiết).

-         Kết thúc dự án: kiểm tra sự đáp ứng của TSC đã đặt ra như kế hoạch dự án.

Quản trị viên dự án, nhân tố quyết định sự thành công của dự án

·        Người phải có trình độ chuyên môn sâu trong lĩnh vực của dự án cần quản trị, biết sử dụng thành thạo các biểu đồ xây dựng dự án GANTT hay PERT, Microsoft Project, trình chiếu Power Point...

·        Người có khả năng thuyết trình dự án, có kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp và đàm phán, xây dựng được các mối quan hệ tốt với các thành viên trong dự án, với nội bộ công ty, với khách hàng và đối tác.

·        Người có khả năng nắm bắt và phân tích tốt, biết sắp xếp công việc một cách khoa học và hợp lý,

·        Người luôn tỉnh táo xử lý trong tất cả các tình huống, nhất là tình huống quản lý sự thay đổi, là tình huống vô cùng quan trọng để đưa dự án đến thành công.

·        Là người biết tập hợp lực lượng những người giỏi đúng lĩnh vực mà dự án đang cần.

·        Là người có khả năng phân công công việc chi tiết đến từng thành viên trong dự án, luôn theo sát, quản lý các hoạt động teamwork trong dự án, biết động viên và khích lệ các thành viên kịp thời.

Trong cuộc sống chúng ta có rất nhiều dự án lớn nhỏ khác nhau, hãy thử bắt đầu áp dụng những chia sẻ này cho những dự án nhỏ, những kế hoạch nhỏ và phải luôn cải tiến và điều chỉnh cho phù hợp với từng dự án. Chúc các bạn luôn thành công!

Lý Anh Tuấn